Vacature secretaresse Sales Support/medewerker Binnendienst 28 - 40 uur

Posted on February 27, 2023

We zijn op zoek naar een nieuwe collega! Wij zijn een sterk groeiend bedrijf met veel ambities en zoeken daarom versterking voor de sales support van onze binnendienst! In deze ondersteunende rol ben jij de schakel tussen de klant en de sales/buitendienst. En dat is een uitdaging, want wij leveren onze klanten maatwerk! Je krijgt een zeer gevarieerd takenpakket. Geen dag is hetzelfde! Wil jij bij ons de spin in het web zijn?

Deze functie bestaat uit een combinatie van binnendienst- en secretariële werkzaamheden. Je werkt zelfstandig, maar ook nauw samen in een team. Samen met twee andere collega's vorm je de sales support afdeling. Jij weet de klant en de sales/buitendienst optimaal te ondersteunen en kunt goed schakelen bij een veelheid aan verschillende werkzaamheden zonder het overzicht (en onderlinge verbanden) uit het oog te verliezen. Je weet prioriteiten te stellen, orde te scheppen en je bent flexibel. Je signaleert eventuele open eindjes richting klanten en bovenal voer je een goed georganiseerde administratie. Ook ben je een kei in het redigeren (en indien nodig herschrijven) van aangeleverde offertes, brieven en verslagen en het bewaken van onze huisstijl.

Waar kom je te werken?
Eco2Clean levert al meer dan 23 jaar hoogwaardige reinigings- en desinfectiemiddelen aan voedingsmiddelenbedrijven in Nederland en België (ruim 500 relaties) én is kennispartner op het gebied van hygiëne en schoonmaak. Wij beschikken over zeer ervaren medewerkers, gespecialiseerd in de food-schoonmaak. Specifiek het beheersen en optimaliseren van hygiëne- en schoonmaakprocessen is onze kracht.

Eco2Clean werkt vanuit drie business units: Products, Consultancy & Systems en ICT. Afhankelijk van de behoefte van de klant wordt naast het leveren van producten ook ondersteuning van Consultancy & Systems en/of ICT ingezet. De korte lijnen in ons bedrijf stellen ons in staat adequaat in te spelen op actuele trends en ontwikkelingen. Eco2Clean zorgt voor hygiëne in de food!

Hoe ziet een werkdag eruit?

• Je biedt eerstelijns klantsupport per telefoon en/of email en weet wanneer je het salesteam of de buitendienst hierin moet betrekken.
• Je verwerkt bezoekverslagen en rapportages van het salesteam en de buitendienst en voert daaruit voortgekomen acties zelf uit of zet deze uit naar andere afdelingen.
• Je legt informatie van klanten en prospects vast in het CRM-pakket AccountView en zorgt dat deze up-to-date zijn en blijven.
• Je redigeert en verwerkt brieven, offertes en verslagen van hygiëne-inspecties en schoonmaakbegeleiding en registreert vervolgacties in AccountView.
• Je coördineert en verwerkt mailingen en hygiënetrainingen voor klanten (inclusief voorbereiding lesmateriaal).
• Je bent verantwoordelijk voor de klachtenregistratie en bewaakt de afhandeling ervan.
• Je belt klanten na om nieuwe producten en diensten onder de aandacht te brengen.
• Je onderhoudt alle productinformatie en verwerkt deze informatie in de klantenportal/webshop.
• Je bereidt het sales overleg en customer service overleg voor.
• Het opstellen, bijhouden en bewaken van de actie- en besluitenlijsten van het sales overleg en customer service overleg.
• Je optimaliseert waar nodig de administratieve processen.
• Je organiseert zakelijke meetings, zorgt voor hotelreserveringen en teamuitjes.

De korte lijnen binnen Eco2Clean zorgen ervoor dat er snel ingespeeld kan worden op actuele behoeften, trends en ontwikkelingen. Binnen deze ondersteunende rol is het belangrijk dat je goed communiceert met de betrokken partijen en tijdig acties uitzet en opvolgt. Wij gaan dan ook graag met jou in gesprek als jij de behoefte van zowel jouw collega's als de klant kunt signaleren, daarop inspeelt en snel schakelt.

Functie-eisen
Voor deze rol neem jij minimaal de volgende kennis en competenties mee:

• MBO+ werk- en denkniveau.
• Een aantal jaren ervaring in een soortgelijk ondersteunende rol binnen een (commerciële) omgeving.
• Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal (kennis van Engels of Duits is een pré).
• Uitstekende beheersing van MS-Office.
• Je bent beschikbaar voor 28 - 40 uur per week.

En herken jij je in de volgende persoonskenmerken:

• Analytisch sterk en oplossingsgericht.
• Proactief, je ziet de verbanden en speelt hierop in.
• Kwaliteitsgerichtheid en in staat om de werkzaamheden te optimaliseren en efficiënter
  in te richten.
• Klantgericht, je weet goed in te spelen op de wensen van de klant en je collega’s.
• Stressbestendig.
• Je bent nuchter, hands-on en een aanpakker.
• Teamplayer, je kunt goed werken binnen een klein team.

Je komt te werken in een vakvolwassen team. Dit betreft een servicegerichte baan in een dynamisch en gezond bedrijf dat veel ambities heeft en sterk in ontwikkeling is. Eco2Clean biedt jou een gevarieerd ondersteunend takenpakket in een prettige, informele werksfeer waarbij jij de gelegenheid krijgt om mee te denken met de organisatie en de klant.

Spreekt bovenstaand takenpakket jou aan? Ben jij beschikbaar voor deze afwisselende functie en wil jij ons team versterken? Kom dan bij ons solliciteren! Stuur je reactie naar Anneke Stel, Operations manager ( [email protected]).